Autopartage d'entreprise : comment ça fonctionne et pour qui ?

L'autopartage d'entreprise est un modèle dans lequel une entreprise met des véhicules en accès partagé à la disposition de ses salariés, de ses services, de locataires, de résidents ou de partenaires commerciaux.

Au lieu d'attribuer un véhicule à une seule personne, l'entreprise constitue une flotte partagée que l'on peut réserver en fonction des besoins. Les salariés peuvent réserver une voiture via une application, l'utiliser pour un déplacement professionnel, un rendez-vous client, une visite de site, un transfert vers l'aéroport ou une tâche opérationnelle quotidienne, puis la restituer conformément aux règles de l'entreprise.

Pour les entreprises, ce modèle peut s'avérer plus flexible que les voitures de fonction traditionnelles. Il permet de réduire le nombre de véhicules inutilisés, d'améliorer la visibilité sur la flotte, de contrôler l'utilisation et de donner accès à la mobilité à davantage de personnes sans augmenter le nombre de voitures. Les gestionnaires peuvent aussi suivre l'utilisation des véhicules, consulter les itinéraires des trajets et vérifier plus facilement si les locations respectent la politique de mobilité de l'entreprise.

Qu'est-ce que l'autopartage d'entreprise ?

L'autopartage d'entreprise est un modèle de véhicules partagés conçu pour un usage professionnel. La flotte peut appartenir à l'entreprise, être louée auprès d'un prestataire, exploitée par une société de mobilité ou gérée dans le cadre d'un programme de mobilité d'entreprise plus large. La principale différence avec l'autopartage public tient au fait que l'accès est généralement réservé à un groupe d'utilisateurs défini. 

Ce groupe peut comprendre des salariés, certains services, des locataires de bureaux, les membres d'une communauté résidentielle, des clients d'hôtel, le personnel d'une université, les salariés d'un parc d'affaires, des clients entreprises ou des partenaires. Cette liste n'est pas exhaustive : l'autopartage d'entreprise peut être adapté à différents groupes d'utilisateurs selon le modèle économique.

C'est l'entreprise qui décide qui peut utiliser les véhicules, où ils peuvent être pris et restitués, comment fonctionnent les réservations et quelles règles s'appliquent.

Comment fonctionne l'autopartage d'entreprise

Le fonctionnement de base est proche de celui de l'autopartage public, mais la logique d'exploitation est généralement plus encadrée.

L'utilisateur ouvre l'application, consulte les véhicules disponibles, choisit une voiture adaptée et démarre la location. Dans la plupart des configurations d'autopartage d'entreprise, l'accès est immédiat : l'utilisateur réserve un véhicule disponible et commence son trajet au moment voulu. Selon le modèle d'exploitation, les entreprises peuvent aussi autoriser les réservations planifiées.

L'opérateur ou le gestionnaire de flotte peut définir les règles clés :

• qui peut accéder à la flotte
• quels véhicules chaque groupe d'utilisateurs peut réserver
• où les locations peuvent commencer et se terminer
• la durée maximale d'une réservation
• si les véhicules sont réservés aux déplacements professionnels ou utilisables aussi à titre personnel
• le fonctionnement de la tarification, de la facturation ou de la répartition interne des coûts
• les documents ou les contrôles du conducteur exigés
• ce qui se passe après chaque location

L'entreprise dispose ainsi d'un contrôle bien plus fin qu'avec un simple tableau de clés à l'accueil. L'ensemble du processus peut être suivi sur la plateforme : réservations, accès aux véhicules, historique des trajets, activité des utilisateurs, état des véhicules, signalements de dommages, consommation de carburant ou de batterie et performance globale de la flotte.

Pourquoi les entreprises adoptent l'autopartage d'entreprise

De nombreuses flottes d'entreprise sont sous-utilisées. Certaines voitures sont attribuées à des salariés mais restent stationnées la majeure partie de la journée. D'autres équipes n'ont pas toujours facilement accès à un véhicule quand elles en ont besoin. Les gestionnaires de flotte manquent parfois de visibilité sur qui a utilisé quelle voiture, quand, dans quel but et dans quel état elle a été restituée.

L'autopartage d'entreprise permet de résoudre ce problème en faisant des véhicules une ressource partagée.

Plutôt que d'agrandir la flotte chaque fois que la demande augmente, les entreprises peuvent mieux utiliser les véhicules existants. Une flotte plus réduite mais mieux gérée peut souvent servir davantage de salariés, en particulier lorsque les réservations, l'accès et le reporting sont gérés de façon numérique.

Pour les entreprises, les principaux avantages sont les suivants :

• un meilleur taux d'utilisation des véhicules
• une moindre dépendance aux voitures de fonction attribuées individuellement
• une utilisation de la flotte plus transparente
• un accès simplifié pour les salariés
• moins de processus manuels de réservation et de remise des clés
• un meilleur contrôle de l'état, de la position et de la disponibilité des véhicules
• des données plus claires pour la planification de la flotte et la maîtrise des coûts

Autre avantage important : la transmission numérique des véhicules d'un utilisateur à l'autre. Les salariés n'ont plus besoin de récupérer ou de rendre les clés à l'accueil, et les gestionnaires de flotte n'ont plus à coordonner manuellement chaque remise de véhicule. La charge administrative s'en trouve allégée, de même que les coûts de main-d'œuvre liés à la gestion quotidienne de la flotte.

À qui s'adresse l'autopartage d'entreprise ?

L'autopartage d'entreprise peut convenir à différents types d'organisations. Il est particulièrement utile lorsque plusieurs utilisateurs ont besoin d'accéder à des véhicules, sans que chacun ait besoin d'une voiture attitrée.

Ce modèle peut par exemple être utilisé par des entreprises disposant de flottes internes, des parcs d'affaires, des campus de bureaux, des communautés résidentielles, des hôtels, des résidences avec services, des universités, des institutions publiques et des opérateurs de mobilité desservant un groupe fermé d'utilisateurs.

Il peut aussi répondre aux besoins des équipes itinérantes qui se déplacent régulièrement pour leur travail : délégués pharmaceutiques, distributeurs, équipes de service technique, auditeurs, consultants, responsables régionaux ou salariés qui rendent visite à des clients, des agences, des entrepôts, des chantiers ou des sites partenaires.

Dans tous les cas, l'objectif est le même : offrir aux utilisateurs autorisés un accès simple aux véhicules, tout en gardant une flotte maîtrisée, visible et plus facile à gérer.

Les entreprises disposant d'une flotte interne

Pour les entreprises qui gèrent déjà une flotte, l'autopartage d'entreprise permet de rendre les véhicules existants plus efficaces.

Plutôt que d'attribuer les voitures de façon permanente à des salariés ou à des services, l'entreprise peut rendre une partie de la flotte réservable. Cela convient bien aux équipes commerciales, aux équipes terrain, aux managers, au personnel de service et aux salariés qui effectuent des déplacements professionnels ponctuels.

Le principal avantage est qu'une même flotte peut servir davantage de personnes sans ajouter systématiquement de véhicules. Les salariés qui n'ont pas besoin d'une voiture de fonction attitrée peuvent tout de même accéder à un véhicule lorsque leur travail l'exige.

C'est particulièrement utile pour les entreprises dont les besoins de mobilité varient au fil de la semaine. Certaines équipes n'ont besoin d'une voiture que pour des visites clients, des inspections de sites, des rendez-vous fournisseurs ou des trajets entre plusieurs bureaux. Avec un modèle de réservation partagée, les véhicules sont utilisés en fonction de la demande réelle plutôt que d'attributions fixes.

Parcs d'affaires et campus de bureaux

L'autopartage d'entreprise peut aussi fonctionner dans les parcs d'affaires, les campus de bureaux et les grands sites d'entreprise.

Plusieurs entreprises ou services peuvent partager l'accès à des véhicules stationnés sur place, par exemple pour des réunions, des visites clients, des trajets vers l'aéroport ou des déplacements entre bureaux.

Pour le propriétaire du site, une flotte partagée peut devenir un service supplémentaire proposé aux locataires et à leurs salariés.

Communautés résidentielles et projets immobiliers

L'autopartage sur le modèle de l'entreprise ne se limite pas aux bureaux.

Les résidences, les immeubles d'habitation et les programmes mixtes peuvent proposer des véhicules partagés à leurs résidents comme alternative à la possession d'une voiture particulière. Ce modèle est particulièrement pertinent en zone urbaine, où le stationnement est rare ou coûteux, et où les résidents n'ont pas forcément besoin d'une voiture tous les jours mais souhaitent pouvoir en disposer en cas de besoin.

Pour les promoteurs immobiliers et les gestionnaires de biens, les véhicules partagés peuvent faire partie de l'offre de mobilité de l'immeuble. Sur certains marchés, l'autopartage résidentiel s'inscrit aussi dans des tendances d'urbanisme plus larges, comme l'assouplissement des exigences de stationnement, les pôles de mobilité et la réduction de la dépendance à la voiture dans les nouveaux programmes.

Des exemples existent déjà sur différents marchés. À Barcelone, la résidence Vila Bonaplata a mis en place un service d'autopartage électrique pour ses résidents dans le cadre des services de l'immeuble. À Badalone, le projet résidentiel Marobert a lui aussi ajouté un véhicule électrique partagé pour ses résidents. Des concepts similaires sont testés dans d'autres villes européennes, notamment l'autopartage résidentiel en groupe fermé dans des immeubles d'habitation et des services de mobilité partagée rattachés à des pôles de mobilité résidentiels.

Ce modèle peut rendre un projet résidentiel plus attractif pour les locataires comme pour les acquéreurs, tout en réduisant la pression sur le stationnement. Il offre aussi aux résidents une solution de mobilité pratique, directement liée à leur lieu de vie.

Hôtels et résidences avec services

Les hôtels, les complexes hôteliers et les exploitants de résidences avec services peuvent recourir à l'autopartage pour offrir à leurs clients un accès flexible à des véhicules, sans gérer de comptoir de location traditionnel.

Les clients peuvent réserver une voiture via une application, l'utiliser pour leurs déplacements locaux, puis la restituer à l'hôtel ou sur une zone de stationnement définie. Ce modèle peut être utile pour les séjours longs, les voyageurs d'affaires, les complexes hôteliers et les sites où les transports en commun ou les taxis ne sont pas toujours pratiques.

La tendance est déjà visible sur différents marchés. EV Mobility présente l'autopartage électrique comme un service à valeur ajoutée pour les hôtels, les appartements et les immeubles de bureaux, permettant aux clients ou aux résidents de réserver, de déverrouiller et d'utiliser des véhicules stationnés directement sur place. Envoy Hawaii propose aux clients d'hôtels et de complexes hôteliers l'accès à des véhicules électriques via une application d'autopartage. En Espagne, Activacar a développé des projets d'autopartage électrique en hôtel, notamment des services liés au Meliá Costa del Sol et à l'Anantara Villa Padierna Palace.

Pour les acteurs de l'hôtellerie, l'autopartage peut devenir un service client supplémentaire plutôt qu'une activité de location distincte. Il offre aux clients davantage d'autonomie pendant leur séjour, complète l'offre de mobilité et peut aider les hôtels à réduire la coordination manuelle des demandes de transport local.

Universités et institutions publiques

Les universités, les municipalités, les hôpitaux et les institutions publiques disposent souvent de véhicules utilisés par différents services.

Dans certains cas, la même approche peut s'appliquer à des véhicules plus légers, comme les trottinettes électriques, les vélos électriques ou les scooters. Sur les grands campus, les complexes hospitaliers, les sites municipaux ou les sites industriels, ces véhicules peuvent servir aux courts trajets internes, aux tâches de maintenance, aux rondes de sécurité ou aux déplacements entre bâtiments.

L'autopartage d'entreprise s'inscrit ainsi dans un modèle de mobilité partagée plus large. L'objectif n'est pas toujours de remplacer les voitures, mais de choisir le bon véhicule pour chaque type de trajet interne.

Autopartage d'entreprise ou voitures de fonction traditionnelles

Les voitures de fonction traditionnelles sont généralement attribuées à des salariés précis. C'est pratique, mais cela peut aussi entraîner un faible taux d'utilisation et des coûts fixes élevés.

L'autopartage d'entreprise fonctionne différemment. Le véhicule n'est pas lié à une seule personne : il fait partie d'une flotte partagée que les utilisateurs autorisés peuvent réserver.

La logique de la flotte change. Le modèle de la voiture de fonction répond à la question « Qui a droit à une voiture ? ». Le modèle de l'autopartage d'entreprise répond à une autre question : « Qui a besoin d'accéder à une voiture, quand et dans quel but ? »

Certaines entreprises utilisent déjà des véhicules de pool partagés, mais le processus est souvent manuel. Les salariés doivent parfois demander un véhicule, récupérer les clés, remplir un carnet papier ou un tableur, relever le kilométrage, vérifier l'état du véhicule avant et après le trajet, puis restituer la voiture en passant par l'accueil ou le gestionnaire de flotte.

L'autopartage d'entreprise transpose ce processus dans un système numérique. Les réservations, l'accès, l'historique des trajets, l'état des véhicules, les photos et la responsabilité après chaque location peuvent être gérés sur la plateforme au lieu de passer par une succession d'étapes manuelles.

Le modèle gagne ainsi en flexibilité. Il permet aux entreprises d'offrir de la mobilité sans augmenter systématiquement le nombre de véhicules.

Autopartage d'entreprise ou autopartage public

L'autopartage d'entreprise repose sur la même logique de base que l'autopartage public, mais le service est conçu pour un groupe d'utilisateurs défini plutôt que pour le grand public.

L'accès peut être réservé aux salariés, aux locataires, aux résidents, aux clients ou aux partenaires autorisés. Ce modèle convient donc aux organisations qui ont besoin de véhicules partagés avec un accès privé et un contrôle interne.

Ce que les entreprises doivent gérer

Un service d'autopartage d'entreprise ne consiste pas seulement à donner aux salariés l'accès à des véhicules. L'entreprise doit aussi définir comment la flotte fonctionnera concrètement.

Il s'agit notamment de déterminer qui peut utiliser les voitures, comment les réservations sont organisées, où les véhicules peuvent être pris et restitués, comment les trajets professionnels et personnels sont distingués, et qui est responsable du véhicule après chaque location.

Ces règles sont importantes, car les flottes d'entreprise impliquent généralement des utilisateurs, des services, des sites et des usages différents. Sans système clair, les véhicules partagés peuvent vite devenir difficiles à coordonner et à contrôler.

Pourquoi le logiciel est essentiel à l'autopartage d'entreprise

L'autopartage d'entreprise exige un processus numérique clair. Les utilisateurs doivent pouvoir voir quels véhicules sont disponibles, réserver une voiture, y accéder, terminer la location et signaler tout problème. Les gestionnaires doivent pouvoir voir comment la flotte est utilisée, quels véhicules nécessitent une intervention et si le service fonctionne efficacement.

Un bon logiciel d'autopartage aide les entreprises à gérer :

• les groupes d'utilisateurs et les droits d'accès
• la réservation et la disponibilité des véhicules
• les tarifs ou la répartition interne des coûts
• la position et l'état des véhicules
• l'historique des locations
• les signalements de dommages et les photos
• les informations sur le carburant ou la batterie
• les zones et les règles de stationnement
• les processus de maintenance
• le reporting et l'analyse de la flotte

Les entreprises bénéficient ainsi d'un meilleur contrôle sur l'exploitation au quotidien et de données plus fiables pour leurs décisions à long terme concernant la flotte.

Comment CT Mobility accompagne l'autopartage d'entreprise

CT Mobility aide les entreprises à lancer et à gérer des services de véhicules partagés grâce à une plateforme en marque blanche dédiée à l'autopartage et à d'autres modèles de mobilité partagée.

Pour l'autopartage d'entreprise, la plateforme peut prendre en charge l'accès des utilisateurs, la réservation des véhicules, la gestion de flotte, les cartes, les statuts des véhicules, les zones, les tarifs, les processus de location, les alertes, les rapports et les processus opérationnels.

Un portail B2B distinct permet aux responsables de l'entreprise de gérer les salariés, de définir des règles de réservation, de fixer des budgets et de limiter l'utilisation des véhicules dans le temps, par exemple aux seules heures de travail.

Les entreprises peuvent ainsi gérer leurs véhicules partagés dans un seul système, au lieu de dépendre de réservations manuelles, de remises de clés et d'échanges dispersés.

CT Mobility peut prendre en charge différents modèles d'autopartage d'entreprise, notamment les flottes internes, la mobilité dans les parcs d'affaires, l'autopartage résidentiel, les flottes hôtelières et les services de mobilité dans les programmes mixtes.

Pour les entreprises qui exploitent déjà des services de mobilité partagée, CT Mobility peut également gérer des flottes multimodales, notamment des voitures, des trottinettes, des scooters, des vélos, des vélos électriques et d'autres véhicules partagés.

Ce qu'il faut préparer avant de lancer l'autopartage d'entreprise

Avant de lancer un service d'autopartage d'entreprise, les entreprises doivent définir clairement le modèle d'exploitation.

Parmi les questions importantes :

• Qui sera autorisé à utiliser les véhicules ?
• Le service sera-t-il réservé aux déplacements professionnels ou ouvert aussi à un usage personnel ?
• Où les véhicules seront-ils stationnés ?
• Les utilisateurs pourront-ils commencer et terminer leurs locations n'importe où, ou uniquement dans des zones définies ?
• Comment les réservations seront-elles validées ou limitées ?
• Qui sera responsable du nettoyage, du plein de carburant, de la recharge et de l'entretien ?
• Que se passe-t-il en cas de signalement de dommages ?
• Comment les coûts seront-ils suivis ou répartis en interne ?
• De quels rapports l'entreprise a-t-elle besoin ?
• La flotte comprendra-t-elle uniquement des voitures, ou d'autres types de véhicules par la suite ?

Ces décisions ont un impact sur la configuration du logiciel, les processus opérationnels et l'expérience utilisateur.

À retenir

L'autopartage d'entreprise n'est pas seulement une alternative aux voitures de fonction traditionnelles : c'est une façon d'organiser la mobilité professionnelle en fonction de la demande réelle.

Plutôt que de gérer les véhicules au moyen d'attributions fixes, de remises manuelles et de processus cloisonnés, les entreprises peuvent constituer une flotte partagée avec des règles d'accès claires, des réservations numériques, des limites d'utilisation et un contrôle opérationnel.

Pour les entreprises, les projets immobiliers, les hôtels, les campus et les opérateurs de mobilité, l'intérêt est concret : moins de véhicules inutilisés, moins de tâches administratives manuelles, des responsabilités plus claires et une flotte capable de servir davantage d'utilisateurs sans devenir plus difficile à gérer.