في كثير من المكاتب في الإمارات تُعلَّق مفاتيح سيارات الشركة في خزانة عند الاستقبال، ويُسجَّل خروجها في دفتر، هذا إن تذكّر أحدٌ ذلك. يحوّل هذا السجل المجاني ذلك الدفتر إلى سجل مفاتيح منظَّم: كل مفتاح يُسلَّم إلى موظف واحد محدد بالاسم مع موعد للإرجاع، وتنبيه عند التأخر، وجرد يُظهر من يحمل كل مفتاح في هذه اللحظة، وعدّ للمفاتيح في نهاية اليوم، وتقرير عن المفاتيح المفقودة. حمّلوا ملف Excel بالمعادلات أو ملف PDF الجاهز للطباعة.
مجاني ولا يتطلب التسجيل. استخدموا ملف Excel عند خزانة المفاتيح أو اطبعوا السجل بصيغة PDF.
اختاروا رقم ميدالية المفتاح من قائمة منسدلة فتُملأ السيارة ورقم اللوحة تلقائياً. وتُحسب حالة كل سطر: Out (مسلَّم)، أو OVERDUE (متأخر) بعد انقضاء موعد الإرجاع، أو Returned (أُعيد). تُظهر ورقة الجرد كل مفتاح خارج الخزانة ومن يحمله ومنذ متى، وتعرض في أعلاها عدد المفاتيح المسلَّمة والمتأخرة والمفقودة. ويظهر المفتاح الذي له تقرير فقدان مفتوح بحالة Lost (مفقود) حتى يُغلق التقرير. لا يحتاج الملف إلى ماكرو، وتوضّح صفوف المثال طريقة عمله.
يختلف عمل السجل قليلاً حسب نوع المفتاح:
عند مغادرة موظف للشركة، راجعوا السجل للتأكد من عدم وجود أي مفتاح ما زال مسجَّلاً باسمه قبل التسوية النهائية لمستحقاته.
يسجّل سجل المفاتيح من أخذ المفتاح، لا من قاد السيارة. فقد يقود زميل بينما المفتاح مسجَّل باسم شخص آخر، وقد يُنسخ المفتاح، ولا يقول السجل شيئاً عن المكان الذي ذهبت إليه السيارة أو عدد الكيلومترات التي قطعتها. وفي الإمارات تصدر المخالفات المرورية باسم المالك المسجّل للمركبة، وهو الشركة في حالة سيارة الشركة، وكثيراً ما تصل بعد أسابيع. ولمطابقتها تحتاجون إلى أوقات الرحلات واسم السائق، وهذا ما يضيفه سجل حركة السيارات.
إذا كنتم تختارون بين خزانة مفاتيح إلكترونية ومفتاح على الهاتف، فاطّلعوا على مقارنتنا: أنظمة إدارة المفاتيح لأساطيل الإمارات.
مع CT Mobility يختفي المفتاح من الروتين اليومي. يحجز الموظفون سيارة الشركة من تطبيق يحمل علامتكم التجارية، ويجتازون التحقق بالسيلفي، ثم يفتحون السيارة بالهاتف، فلا يوجد مفتاح يُسلَّم أو يُلاحَق أو يضيع. وتحدد قواعد الحجز من يحق له استخدام أي مركبة وفي أي أيام وأوقات، وتُسجَّل كل رحلة باسم السائق والوقت والمسار والمسافة المقطوعة.
التتبع مشمول والسائق معروف في كل رحلة، مقابل 50 درهماً لكل مركبة شهرياً، ويمكنكم البدء بتجربة حتى مركبتين دون رسوم اشتراك لمدة 3 أشهر، وتُدفع فقط الأجهزة والتركيب وبيانات الاتصال. اطّلعوا على مقارنة مفتاح الهاتف بخزانة المفاتيح، واقرأوا عن إدارة سيارات المجمّع ونظام حجز المركبات. ولحظة انتقال السيارة من شخص إلى آخر، استخدموا نموذج تسليم المركبة المجاني.
تجربة للشركات في الإمارات: نربط حتى مركبتين من مركباتكم دون رسوم اشتراك لمدة 3 أشهر، لتقيّموا النتائج على عملياتكم الفعلية قبل أي التزام. تُدفع فقط الأجهزة والتركيب وبيانات الاتصال. الإطلاق خلال نحو 15 يوماً.
CT Mobility Solutions F.Z.C. · E-Commerce Hub BC-8، مبنى C1، المنطقة الحرة بعجمان، عجمان، الإمارات العربية المتحدة
نعم. ملفا Excel وPDF مجانيان للتحميل والاستخدام، ولا تحتاجون إلى التسجيل.
سجل المفاتيح، أو دفتر المفاتيح، يوثّق كل مرة يخرج فيها مفتاح ويعود: أي مفتاح، وأي مركبة، ومن أخذه، وموعد إرجاعه، ومتى أُعيد فعلاً.
في نهاية كل يوم عمل. يجب أن يكون كل مفتاح مسجّل في الجرد إما معلّقاً في مكانه أو مسجَّلاً كمفتاح مسلَّم في السجل، وأي حالة أخرى تُتابَع في اليوم نفسه.
سجّلوه فوراً في تقرير المفاتيح المفقودة، واستخدموا المفتاح الاحتياطي عند الحاجة، واتركوا لمكتب الحركة قرار إعادة برمجة القفل أو نظام منع تشغيل المحرك من عدمه.
لا. يُظهر من أخذ المفتاح. ولمعرفة من قاد ومتى، احتفظوا بسجل لحركة السيارات أو استخدموا سجلات الرحلات مع السائق الموثَّق.
مع CT Mobility يفتح الموظفون سيارات الشركة بالهاتف بعد التحقق بالسيلفي، فلا حاجة إلى تسليم المفاتيح يومياً. ويمكنكم اختبار ذلك في تجربة حتى مركبتين دون رسوم اشتراك لمدة 3 أشهر، وتُدفع فقط الأجهزة والتركيب وبيانات الاتصال.
أثبتنا ذلك عملياً مراراً من خلال عشرات المشاريع التي أطلقناها وسنوات من العمل الناجح. اسألوا عملاءنا الذين جرّبوا حلولاً تقنية عدة لكنهم بقوا معنا.
