En muchas oficinas de los EAU, las llaves de los coches de empresa cuelgan de un armario en recepción y se registran en un cuaderno, cuando alguien se acuerda. Este registro de llaves gratuito convierte ese cuaderno en un auténtico control de llaves: cada llave se entrega a un empleado identificado con una hora de devolución, un aviso de retraso, un inventario que muestra quién tiene cada llave en este momento, un recuento al final del día y un informe de llaves perdidas. Descargue el archivo de Excel con fórmulas o el PDF imprimible.
Gratis y sin registro. Utilice el archivo de Excel junto al armario de llaves o imprima el registro en PDF.
Elija la etiqueta de la llave en una lista desplegable y el vehículo y la matrícula se rellenan solos. El estado de cada línea se calcula automáticamente: Out (entregada), OVERDUE (con retraso) en cuanto pasa la hora prevista de devolución, o Returned (devuelta). La hoja de inventario muestra cada llave que está fuera, quién la tiene y desde cuándo, y en la parte superior cuenta las llaves entregadas, con retraso y perdidas. Una llave con un informe de pérdida abierto aparece como Lost (perdida) hasta que se cierra el informe. Sin macros; unas filas de ejemplo muestran cómo funciona.
El registro funciona de forma algo distinta para cada tipo de llave:
Cuando un empleado deja la empresa, compruebe en el registro si todavía tiene alguna llave a su nombre antes de la liquidación final.
Un registro de llaves recoge quién se llevó la llave, no quién condujo el coche. Un compañero puede conducir mientras la llave está a nombre de otra persona, una llave puede copiarse y el registro no dice nada sobre adónde fue el coche ni cuántos kilómetros recorrió. En los EAU, las multas de tráfico se emiten a nombre del titular registrado del vehículo, que en el caso de un coche de empresa es la propia empresa, y a menudo llegan semanas después. Para asignarlas hacen falta las horas de los viajes y el conductor: eso es lo que añade un libro de registro de vehículos.
Si está decidiendo entre un armario de llaves electrónico y una llave en el móvil, lea nuestra comparación de sistemas de gestión de llaves para flotas de los EAU.
Con CT Mobility, la llave desaparece de la rutina diaria. Los empleados reservan un coche de empresa en la app con su marca, superan una prueba de vida con selfie y desbloquean el coche con el móvil, de modo que no hay ninguna llave que entregar, reclamar o perder. Las reglas de reserva deciden quién puede usar cada vehículo, qué días y a qué horas, y cada viaje se registra con el conductor, la hora, la ruta y el kilometraje.
La localización está incluida y el conductor está identificado en cada viaje, por 50 AED por vehículo al mes, y puede empezar con un piloto para hasta 2 vehículos sin cuota de suscripción durante 3 meses; solo se pagan el hardware, la instalación y los datos móviles. Vea cómo se compara la llave en el móvil con un armario de llaves y lea sobre la gestión de vehículos de pool y el sistema de reservas de vehículos. Para el momento en que un coche cambia de manos, utilice el formulario de entrega de vehículos gratuito.
Piloto para empresas de los EAU: conectamos hasta 2 de sus vehículos sin cuota de suscripción durante 3 meses, para que pueda valorar los resultados en sus propias operaciones antes de asumir ningún compromiso. Solo se pagan el hardware, la instalación y los datos móviles. Puesta en marcha en unos 15 días.
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Sí. Los archivos de Excel y PDF se pueden descargar y usar gratis, y no necesita registrarse.
Un registro de llaves, o control de llaves, recoge cada vez que una llave sale y vuelve: qué llave, qué vehículo, quién se la llevó, cuándo debe devolverse y cuándo se devolvió.
Al final de cada jornada laborable. Cada llave del inventario debe estar en su gancho o registrada como entregada; cualquier otra situación se resuelve el mismo día.
Anótelo de inmediato en el informe de llaves perdidas, utilice la llave de repuesto si es necesario y deje que la oficina de flota decida si hay que reprogramar la cerradura o el inmovilizador.
No. Muestra quién se llevó la llave. Para saber quién condujo y cuándo, lleve un libro de registro de vehículos o utilice registros de viajes con el conductor verificado.
Con CT Mobility, los empleados desbloquean los coches de empresa con el móvil tras una verificación con selfie, por lo que ya no hacen falta las entregas diarias de llaves. Puede probarlo en un piloto para hasta 2 vehículos sin cuota de suscripción durante 3 meses; solo se pagan el hardware, la instalación y los datos móviles.
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