In molti uffici degli EAU le chiavi delle auto aziendali sono appese in un armadietto alla reception e i prelievi vengono annotati su un quaderno, quando qualcuno se ne ricorda. Questo registro gratuito delle chiavi trasforma quel quaderno in un vero registro chiavi: ogni chiave viene consegnata a un dipendente identificato con un orario di restituzione, una segnalazione dei ritardi, un inventario che mostra chi ha in mano ogni chiave in questo momento, un conteggio a fine giornata e un rapporto per le chiavi smarrite. Scarica il file Excel con le formule o il PDF stampabile.
Gratis, senza registrazione. Usa il file Excel presso l'armadietto delle chiavi o stampa il registro in PDF.
Scegli la targhetta della chiave da un menu a tendina e il veicolo e la targa vengono compilati automaticamente. Lo stato di ogni riga viene calcolato: Out (fuori), OVERDUE (in ritardo) una volta superato l'orario di restituzione previsto, oppure Returned (restituita). Il foglio dell'inventario mostra ogni chiave fuori, chi ce l'ha e da quando, e in alto conta le chiavi fuori, in ritardo e smarrite. Una chiave con un rapporto di smarrimento aperto risulta Lost (smarrita) finché il rapporto non viene chiuso. Nessuna macro; alcune righe di esempio mostrano come funziona.
Il registro funziona in modo leggermente diverso per ogni tipo di chiave:
Quando un dipendente lascia l'azienda, verifica nel registro se ha ancora chiavi a suo nome prima della liquidazione finale.
Un registro delle chiavi registra chi ha preso la chiave, non chi ha guidato l'auto. Un collega può guidare mentre la chiave è registrata a nome di un altro, una chiave può essere duplicata e il registro non dice nulla su dove è andata l'auto né su quanti chilometri ha percorso. Negli EAU le multe stradali sono intestate al proprietario registrato del veicolo, che per un'auto aziendale è l'azienda, e spesso arrivano settimane dopo. Per abbinarle servono gli orari delle corse e il conducente: è ciò che aggiunge un registro di bordo del veicolo.
Se stai valutando un armadio portachiavi elettronico o una chiave sullo smartphone, leggi il nostro confronto dei sistemi di gestione delle chiavi per le flotte degli EAU.
Con CT Mobility la chiave scompare dalla routine quotidiana. I dipendenti prenotano un'auto aziendale nella tua app con il tuo brand, superano un controllo selfie con liveness detection e sbloccano l'auto con lo smartphone, quindi non c'è nessuna chiave da consegnare, sollecitare o perdere. Le regole di prenotazione stabiliscono chi può usare quale veicolo, in quali giorni e a quali orari, e ogni corsa viene registrata con conducente, orario, percorso e chilometraggio.
Il tracciamento è incluso e il conducente è identificato a ogni corsa, a 50 AED per veicolo al mese, e puoi iniziare con un progetto pilota fino a 2 veicoli senza canone di abbonamento per 3 mesi; si pagano solo hardware, installazione e dati mobili. Scopri il confronto tra chiave sullo smartphone e armadio portachiavi e approfondisci la gestione delle auto in pool e il sistema di prenotazione dei veicoli. Per il momento in cui un'auto passa di mano, usa il verbale di consegna del veicolo gratuito.
Progetto pilota per le aziende degli EAU: colleghiamo fino a 2 dei tuoi veicoli senza canone di abbonamento per 3 mesi, così puoi valutare i risultati sulle tue operazioni prima di prendere qualsiasi impegno. Si pagano solo hardware, installazione e dati mobili. Operativi in circa 15 giorni.
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Sì. I file Excel e PDF si scaricano e si usano gratuitamente, senza registrazione.
Un registro delle chiavi registra ogni volta che una chiave esce e rientra: quale chiave, quale veicolo, chi l'ha presa, quando deve essere restituita e quando è rientrata.
Alla fine di ogni giornata lavorativa. Ogni chiave dell'inventario deve essere sul suo gancio oppure registrata come consegnata; qualsiasi altro caso va verificato il giorno stesso.
Registralo subito nel rapporto per chiavi smarrite, usa la chiave di riserva se necessario e lascia che l'ufficio flotta decida se riprogrammare la serratura o l'immobilizzatore.
No. Mostra chi ha preso la chiave. Per sapere chi ha guidato e quando, tieni un registro di bordo del veicolo o usa i registri delle corse con il conducente verificato.
Con CT Mobility i dipendenti sbloccano le auto aziendali con lo smartphone dopo un controllo selfie, quindi le consegne quotidiane delle chiavi non servono più. Puoi provarlo con un progetto pilota fino a 2 veicoli senza canone di abbonamento per 3 mesi; si pagano solo hardware, installazione e dati mobili.
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