Dans de nombreux bureaux aux EAU, les clés des voitures de société sont suspendues dans une armoire à l'accueil et leur sortie est notée dans un cahier, quand quelqu'un y pense. Ce registre des clés gratuit transforme ce cahier en véritable registre de suivi : chaque clé est sortie au nom d'un collaborateur nommément désigné avec une heure de retour prévue, un signalement des retards, un inventaire qui indique qui détient chaque clé à l'instant présent, un comptage en fin de journée et une déclaration de perte de clé. Téléchargez le fichier Excel avec formules ou le PDF imprimable.
Gratuit, sans inscription. Utilisez le fichier Excel près de l'armoire à clés ou imprimez le registre en PDF.
Choisissez le numéro d'étiquette de la clé dans une liste déroulante : le véhicule et l'immatriculation se remplissent automatiquement. Le statut de chaque ligne est calculé : Out (sortie), OVERDUE (en retard) une fois l'heure de retour prévue dépassée, ou Returned (restituée). La feuille d'inventaire affiche chaque clé sortie, qui la détient et depuis quand, et totalise en haut les clés sorties, en retard et perdues. Une clé faisant l'objet d'une déclaration de perte ouverte apparaît comme Lost (perdue) jusqu'à la clôture de la déclaration. Aucune macro ; des lignes d'exemple montrent le fonctionnement.
Le registre fonctionne un peu différemment selon le type de clé :
Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, vérifiez dans le registre qu'aucune clé n'est encore sortie à son nom avant le solde de tout compte.
Un registre des clés indique qui a pris la clé, pas qui a conduit la voiture. Un collègue peut conduire alors que la clé est sortie au nom de quelqu'un d'autre, une clé peut être copiée, et le registre ne dit rien des déplacements de la voiture ni du nombre de kilomètres parcourus. Aux EAU, les amendes sont émises au nom du propriétaire immatriculé du véhicule, c'est-à-dire l'entreprise pour une voiture de société, et elles arrivent souvent des semaines plus tard. Pour les rapprocher, il vous faut les horaires des trajets et le conducteur : c'est ce qu'apporte un carnet de bord du véhicule.
Si vous hésitez entre une armoire à clés électronique et une clé sur smartphone, lisez notre comparatif des systèmes de gestion des clés pour les flottes aux EAU.
Avec CT Mobility, la clé disparaît du quotidien. Les collaborateurs réservent une voiture de société dans votre application à votre marque, passent un selfie avec détection du vivant et déverrouillent la voiture avec leur téléphone : plus de clé à remettre, à réclamer ou à perdre. Des règles de réservation déterminent qui peut utiliser quel véhicule, quels jours et à quelles heures, et chaque trajet est enregistré avec le conducteur, l'heure, l'itinéraire et le kilométrage.
Le suivi GPS est inclus et le conducteur est connu à chaque trajet, pour 50 AED par véhicule et par mois, et vous pouvez commencer par un pilote jusqu'à 2 véhicules sans frais d'abonnement pendant 3 mois ; seuls le matériel, l'installation et les données mobiles sont payants. Découvrez comment la clé sur téléphone se compare à une armoire à clés, et lisez nos pages sur la gestion des véhicules de pool et le système de réservation de véhicules. Au moment où une voiture change de mains, utilisez la fiche de remise de véhicule gratuite.
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CT Mobility Solutions F.Z.C. · E-Commerce Hub BC-8, Ajman Free Zone C1 Building, Ajman Free Zone, Ajman, Émirats arabes unis
Oui. Les fichiers Excel et PDF sont gratuits à télécharger et à utiliser, sans inscription.
Un registre des clés, ou journal des clés, enregistre chaque sortie et chaque retour d'une clé : quelle clé, quel véhicule, qui l'a prise, quand elle doit revenir et quand elle est revenue.
À la fin de chaque journée de travail. Chaque clé de l'inventaire doit être soit sur son crochet, soit enregistrée comme sortie dans le registre ; tout autre cas fait l'objet d'une relance le jour même.
Consignez-la immédiatement dans la déclaration de perte, utilisez le double si nécessaire et laissez le service flotte décider s'il faut reprogrammer la serrure ou l'antidémarrage.
Non. Il indique qui a pris la clé. Pour savoir qui a conduit et quand, tenez un carnet de bord du véhicule ou utilisez des relevés de trajets avec le conducteur vérifié.
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