Schlüsselbuch-Vorlage für Firmenwagen (Excel und PDF)

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Was das Schlüsselbuch erfasst

• Schlüsselausgabeprotokoll: Datum und Uhrzeit der Ausgabe, Anhängernummer, Fahrzeug und Kennzeichen, Schlüsselart, der Mitarbeiter, der den Schlüssel nimmt, Zweck oder Buchungsreferenz, Rückgabezeit, wer ihn ausgegeben hat, Datum und Uhrzeit der Rückgabe, wer ihn entgegengenommen hat, und der Zustand.
• Schlüsselbestand: eine Zeile pro Schlüssel, Haupt- und Ersatzschlüssel getrennt, mit Haken oder Aufbewahrungsort und dem Ort, an dem der Ersatzschlüssel liegt.
• Schlüsselzählung am Tagesende: Schlüssel im Bestand, Schlüssel am Haken, ausgegebene Schlüssel und jeder fehlende Schlüssel.
• Meldung über verlorene oder beschädigte Schlüssel: was passiert ist, der letzte Inhaber, die ergriffene Maßnahme und die Kosten.

So funktioniert das Schlüsselprotokoll in Excel

Wählen Sie die Anhängernummer aus einer Dropdown-Liste, und Fahrzeug und Kennzeichen werden automatisch eingetragen. Der Status jeder Zeile wird berechnet: Out (ausgegeben), OVERDUE (überfällig), sobald die Rückgabezeit überschritten ist, oder Returned (zurückgegeben). Das Bestandsblatt zeigt jeden ausgegebenen Schlüssel, wer ihn hat und seit wann, und zählt oben die ausgegebenen, überfälligen und verlorenen Schlüssel. Ein Schlüssel mit offener Verlustmeldung wird als Lost (verloren) angezeigt, bis die Meldung geschlossen ist. Keine Makros; Beispielzeilen zeigen, wie es funktioniert.

Ein einfaches Verfahren zur Schlüsselkontrolle für Firmenfahrzeuge

1. Versehen Sie jeden Schlüssel mit einem nummerierten Anhänger – mit einer Nummer, nicht dem Kennzeichen – und bewahren Sie Ersatzschlüssel an einem separaten, verschlossenen Ort auf.
2. Geben Sie Schlüssel nur gegen eine Buchung aus oder gegen ein genehmigtes Fahrzeuganforderungsformular.
3. Ein Schlüssel, ein namentlich genannter Mitarbeiter. Schlüssel werden nie an Kollegen weitergereicht: Sie kommen zurück und werden neu ausgegeben.
4. Gleichen Sie den Anhänger mit dem Kennzeichen ab, bevor Sie den Schlüssel übergeben.
5. Legen Sie eine Rückgabezeit fest und fragen Sie bei überfälligen Schlüsseln noch am selben Tag nach.
6. Zählen Sie die Schlüssel am Tagesende: Jeder Schlüssel hängt entweder an seinem Haken oder ist ausgetragen.
7. Melden Sie einen verlorenen Schlüssel sofort. Das Fuhrparkbüro entscheidet, ob ein Ersatzschlüssel verwendet, ein neuer Schlüssel angefertigt oder das Schloss bzw. die Wegfahrsperre neu programmiert werden muss.

Poolfahrzeuge, fest zugeordnete Fahrzeuge und Ersatzschlüssel

Das Schlüsselbuch funktioniert für jede Schlüsselart etwas anders:

• Poolfahrzeuge: eine Zeile pro Nutzung. Der Schlüssel wird gegen eine Buchung ausgegeben und kommt am selben Tag zurück; die Rückgabezeit ist das Ende der Buchung.
• Fest zugeordnete Fahrzeuge: eine Zeile, wenn das Auto an den Mitarbeiter übergeben wird, ohne Rückgabezeit, und eine Zeile, wenn es zurückkommt. Halten Sie den Zustand des Autos zu beiden Zeitpunkten im Fahrzeugübergabeprotokoll fest.
• Ersatzschlüssel: eine eigene Zeile im Bestand, aufbewahrt an einem anderen verschlossenen Ort. Ein Ersatzschlüssel, der den Tresor verlässt, wird wie jeder andere Schlüssel ausgetragen.
• Smart Keys, Funkschlüssel und Schlüsselkarten: Geben Sie auch ihnen eine Anhängernummer. Ihr Ersatz ist teuer, daher sollte ein fehlender Schlüssel noch am selben Tag gemeldet werden.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, prüfen Sie vor der Schlussabrechnung im Schlüsselbuch, ob noch ein Schlüssel auf diese Person ausgetragen ist.

Was ein Schlüsselbuch nicht verrät

Ein Schlüsselbuch hält fest, wer den Schlüssel genommen hat, nicht, wer das Auto gefahren ist. Ein Kollege kann fahren, während der Schlüssel auf jemand anderen ausgetragen ist, ein Schlüssel kann nachgemacht werden, und das Schlüsselbuch sagt nichts darüber, wohin das Auto gefahren ist oder wie viele Kilometer es zurückgelegt hat. In den VAE werden Bußgelder auf den Fahrzeughalter ausgestellt – bei einem Firmenwagen also auf das Unternehmen –, und sie treffen oft erst Wochen später ein. Um sie zuzuordnen, brauchen Sie die Fahrtzeiten und den Fahrer: Genau das liefert ein Fahrtenbuch.

Wenn Sie zwischen einem elektronischen Schlüsselschrank und einem Smartphone-Schlüssel abwägen, lesen Sie unseren Vergleich von Schlüsselmanagementsystemen für Flotten in den VAE.

Keine Schlüssel, kein Schlüsselbuch: Firmenwagen per Smartphone entsperren

Mit CT Mobility verschwindet der Schlüssel aus dem Arbeitsalltag. Mitarbeiter buchen einen Firmenwagen in Ihrer gebrandeten App, durchlaufen einen Selfie-Liveness-Check und entsperren das Auto per Smartphone – es gibt also keinen Schlüssel, den man übergeben, nachverfolgen oder verlieren kann. Buchungsregeln legen fest, wer welches Fahrzeug an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten nutzen darf, und jede Fahrt wird mit Fahrer, Uhrzeit, Route und Kilometern erfasst.

Die Ortung ist inklusive, und der Fahrer ist bei jeder Fahrt bekannt – für 50 AED pro Fahrzeug und Monat. Starten können Sie mit einem Pilotprojekt für bis zu 2 Fahrzeuge, das 3 Monate lang ohne Abonnementgebühr läuft; bezahlt werden nur Hardware, Installation und mobile Daten. Sehen Sie, wie der Smartphone-Schlüssel im Vergleich zum Schlüsselschrank abschneidet, und lesen Sie mehr über Poolfahrzeug-Management und das Fahrzeugbuchungssystem. Für die Übergabe eines Fahrzeugs nutzen Sie das kostenlose Fahrzeugübergabeprotokoll.

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Häufig gestellte Fragen