Vorlage für eine Dienstwagenrichtlinie in den VAE (Word und PDF)

Vorlage für die Dienstwagenrichtlinie herunterladen

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Dies ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Passen Sie sie an Ihr Unternehmen, Ihre Arbeitsverträge und die Regeln jedes Emirats an, in dem Sie tätig sind, und lassen Sie den endgültigen Text vor der Verwendung von Ihrer Personalabteilung und Ihren Rechtsberatern prüfen.

Warum Unternehmen in den VAE eine schriftliche Dienstwagenrichtlinie brauchen

Drei Regeln in den VAE machen eine schriftliche Richtlinie zu mehr als einer Formalität:

• Bußgelder gehen an den Halter. Bußgelder werden gegen den eingetragenen Halter des Fahrzeugs verhängt – bei einem Firmenwagen ist das das Unternehmen. Eine Richtlinie legt im Voraus fest, was danach geschieht.
• Black Points (Strafpunkte) können auf den Fahrer übergehen. Sie lassen sich über den offiziellen Kanal des jeweiligen Emirats, etwa TAMM in Abu Dhabi, auf den Führerschein des tatsächlichen Fahrers übertragen. Dafür braucht es einen eindeutigen Nachweis, wer gefahren ist.
• Fahren ohne Führerschein wird teuer. Nach dem seit dem 29. März 2025 geltenden Bundesverkehrsgesetz der VAE wird ein Fahrzeug, das beschlagnahmt wurde, weil eine Person ohne Führerschein es gefahren hat, nur an den Halter oder einen bevollmächtigten Vertreter herausgegeben. Eine Führerscheinprüfung vor jeder Fahrt schützt das Unternehmen.

Auch Schnelligkeit zählt. Abu Dhabi und Sharjah gewähren auf viele Bußgelder, die innerhalb von 60 Tagen bezahlt werden, 35 % Rabatt – je schneller Sie den Fahrer ermitteln, desto mehr spart die Richtlinie.

Was die Vorlage abdeckt

Die Vorlage umfasst 17 Abschnitte und zwei Anhänge. Die speziell für die VAE formulierten Klauseln:

• Fahrberechtigung und Führerscheinprüfung vor jeder Fahrt: gültiger Führerschein der VAE, regelmäßige Kontrollen und die Pflicht, eine Sperrung des Führerscheins oder Black Points zu melden.
• Buchung und Poolnutzung: Buchung vor der Nutzung, nur der gebuchte Fahrer darf fahren, pünktliche Rückgabe, keine Weitergabe von Schlüsseln.
• Inspektion, Übergabe und Rückgabe: Rundgang um das Fahrzeug und Fotos mit Zeitstempel vor und nach jeder Fahrt, mit dem Fahrzeugübergabeprotokoll für fest zugeordnete Fahrzeuge.
• Private Nutzung: zwei Optionen (keine private Nutzung oder eingeschränkte Nutzung mit Kilometer- und Kostenregeln) und eine Liste von Nutzungen, die nie erlaubt sind.
• Kraftstoff: eine Tankkarte pro Fahrzeug, Belege und Missbrauch der Tankkarte als schwerer Verstoß.
• Salik und Darb: Regeln für den Salik-Tag und das Darb-Konto sowie dazu, wer die Mautgebühren bei Dienst- und Privatfahrten zahlt.
• Bußgelder und Black Points: Ermittlung des Fahrers anhand der Fahrtdaten, eine neutrale Klausel („gemäß Unternehmensrichtlinie und geltendem Recht der VAE“) und ein Platzhalter für das Verfahren, das Ihre Personalabteilung und Ihre Rechtsberater freigeben.
• Unfälle, Schäden und Diebstahl: 999 für die Polizei und 998 für den Rettungsdienst, Polizeibericht, Fotos und wer die Reparatur veranlasst.
• Laden von Elektrofahrzeugen: Mindestladestand bei der Rückgabe, zugelassene Ladestationen und Laden bei Privatfahrten.
• Hinweis zu Daten und Ortung: was die Telematik erfasst, warum, wer es einsehen kann und wie lange.
• Verstöße und Sanktionen: Beispiele und das Spektrum möglicher Maßnahmen, verknüpft mit Ihrem HR-Verfahren.

Die übrigen Abschnitte behandeln Zweck und Geltungsbereich, Begriffsbestimmungen, Fahrzeugpflege und sicheres Fahren, Verantwortlichkeiten, die Überprüfung der Richtlinie sowie in Abschnitt 17 eine Kenntnisnahmebestätigung des Mitarbeiters mit Unterschriftentabelle. Die beiden Anhänge sind eine Tabelle mit Fuhrpark-Kontakten (Anhang A) und eine kurze Checkliste vor Fahrtantritt (Anhang B).

Fakten zu den VAE, die Sie vor der Veröffentlichung der Richtlinie prüfen sollten

Regeln ändern sich. Prüfen Sie salik.ae, admobility.gov.ae und die Polizeidienste der einzelnen Emirate, bevor Sie die Richtlinie veröffentlichen, und lesen Sie unseren Leitfaden zu Salik und Darb für Firmenwagen.

Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, was die Ortung erfasst

Wenn Ihre Fahrzeuge mit Telematik ausgestattet sind, sollte die Richtlinie das klar und verständlich sagen. Abschnitt 13 der Vorlage führt auf, was erfasst wird (Standort und Route, Fahrtzeiten, Kilometer und Geschwindigkeit, Kraftstoff- bzw. Akkustand, Fahrereignisse, der Fahrer jeder Fahrt, Buchungen und Inspektionsfotos), wofür die Daten genutzt werden (Sicherheit, Wartung, Zuordnung von Mautgebühren, Bußgeldern und Schäden, Kostenkontrolle, Vorfälle), wer darauf zugreifen kann und wie lange sie gespeichert werden. Außerdem enthält er einen Platzhalter dafür, wie die Ortung bei genehmigter Privatnutzung funktioniert.

Offenheit bei der Ortung ist gute Praxis und hilft Mitarbeitern, das System zu akzeptieren. Wenden Sie die Datenschutzregeln an, die für Ihr Unternehmen gelten – gegebenenfalls einschließlich der Regeln Ihrer Freizone –, und lassen Sie diesen Abschnitt von Ihrem Rechtsberater prüfen.

Die Richtlinie in fünf Schritten einführen

1. Füllen Sie die Platzhalter aus und wählen Sie die Option zur Privatnutzung.
2. Lassen Sie die Klauseln zu Bußgeldern, Schäden und Sanktionen von der Personalabteilung und Ihrem Rechtsberater prüfen.
3. Übersetzen Sie den endgültigen Text in die Sprachen, die Ihre Fahrer lesen, zum Beispiel Arabisch.
4. Holen Sie von jedem Fahrer eine unterschriebene Kenntnisnahmebestätigung ein (Abschnitt 17).
5. Richten Sie Ihre Tools so ein, dass sie der Richtlinie folgen: wer welches Fahrzeug wann buchen darf und was der Fahrer vor und nach jeder Fahrt tun muss. Überprüfen Sie die Richtlinie jedes Jahr.

Die Richtlinie bei jeder Fahrt durchsetzen – mit CT Mobility

Eine Richtlinie wirkt nur, wenn sie auch an einem hektischen Montagmorgen eingehalten wird. CT Mobility baut die wichtigsten Regeln direkt in die Fahrt ein:

• Nur berechtigte Fahrer: Zugriffsregeln nach Mitarbeiter, Abteilung, Fahrzeug, Tag und Uhrzeit sowie ein Selfie-Liveness-Check des Fahrers vor jeder Fahrt.
• Buchung und schlüsselloser Zugang: Mitarbeiter buchen in Ihrer gebrandeten App und entsperren das Auto per Smartphone – ohne Schlüsselübergabe.
• Fotoinspektionen: Fotos vor und nach jeder Fahrt, mit Meldungen zu Schäden und technischen Problemen.
• Fahrtdaten: Fahrer, Start- und Endzeit, Route, Kilometer und Tankstand für jede Fahrt, sodass Bußgelder und Salik- oder Darb-Mautgebühren dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden können; Berichte lassen sich exportieren.
• Warnungen: aggressives Fahren, Abschleppen, Diebstahlverdacht, niedriger Tankstand und Wartung.

Die Ortung ist inklusive, und der Fahrer ist bei jeder Fahrt bekannt – für 50 AED pro Fahrzeug und Monat. In einem Pilotprojekt für bis zu 2 Fahrzeuge, das 3 Monate lang ohne Abonnementgebühr läuft (bezahlt werden nur Hardware, Installation und mobile Daten), hilft Ihnen unser Team, Zugriffsregeln einzurichten, die Ihrer Richtlinie entsprechen. Siehe Poolfahrzeug-Management, das Fahrzeugbuchungssystem für Mitarbeiter und Bußgeld- und Salik-Management für Firmenwagen.

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Häufig gestellte Fragen