Modello di policy per i veicoli aziendali negli EAU (Word e PDF)

Scarica il modello di policy per i veicoli aziendali

Gratis, senza registrazione. Modifica il file Word, compila i [segnaposto] evidenziati ed elimina le opzioni che non utilizzi.

Questo è un modello, non una consulenza legale. Adattalo alla tua azienda, ai tuoi contratti di lavoro e alle norme di ciascun emirato in cui operi, e chiedi all'ufficio HR e ai tuoi consulenti legali di rivedere il testo finale prima di usarlo.

Perché le aziende degli EAU hanno bisogno di una policy scritta per i veicoli aziendali

Tre norme degli EAU rendono una policy scritta molto più di una formalità:

• Le multe arrivano al proprietario. Le multe stradali vengono emesse a carico del proprietario registrato del veicolo, che per un'auto aziendale è l'azienda. Una policy stabilisce in anticipo cosa succede dopo.
• I punti neri possono seguire il conducente. Possono essere trasferiti sulla patente di chi era effettivamente alla guida tramite il canale ufficiale dell'emirato, ad esempio TAMM ad Abu Dhabi. Per farlo serve una registrazione chiara di chi ha guidato.
• La guida senza patente costa cara. In base alla legge federale sulla circolazione stradale in vigore dal 29 marzo 2025, un veicolo sequestrato perché guidato da una persona senza patente viene restituito solo al proprietario o a un suo rappresentante autorizzato. La verifica della patente prima di ogni corsa tutela l'azienda.

Conta anche la rapidità. Abu Dhabi e Sharjah concedono uno sconto del 35% su molte multe pagate entro 60 giorni: quanto prima identifichi il conducente, tanto più la policy ti fa risparmiare.

Cosa contiene il modello

Il modello comprende 17 sezioni e due allegati. Le clausole pensate per gli EAU:

• Requisiti e verifica della patente prima di ogni corsa: patente degli EAU valida, controlli periodici e obbligo di comunicare una sospensione o l'attribuzione di punti neri.
• Prenotazione e uso delle auto in pool: prenotazione prima dell'uso, guida consentita solo al conducente che ha prenotato, riconsegna puntuale, divieto di cedere le chiavi.
• Ispezione, consegna e riconsegna: giro di controllo attorno al veicolo e foto con data e ora prima e dopo ogni corsa, con il verbale di consegna del veicolo per le auto assegnate.
• Uso privato: due opzioni (nessun uso privato oppure uso limitato con regole su chilometri e costi) e un elenco degli usi mai consentiti.
• Carburante: una carta carburante per veicolo, ricevute e uso improprio della carta carburante come violazione grave.
• Salik e Darb: regole per il tag Salik e l'account Darb, e chi paga i pedaggi negli spostamenti di lavoro e in quelli privati.
• Multe stradali e punti neri: identificazione del conducente dai registri delle corse, una clausola neutra («per company policy and applicable UAE law», cioè secondo la policy aziendale e la normativa applicabile degli EAU) e un segnaposto per la procedura approvata dall'ufficio HR e dai tuoi consulenti legali.
• Incidenti, danni e furti: 999 per la polizia e 998 per l'ambulanza, rapporto della polizia, foto e chi si occupa delle riparazioni.
• Ricarica dei veicoli elettrici: livello minimo della batteria alla riconsegna, colonnine approvate e ricarica durante gli spostamenti privati.
• Informativa su dati e tracciamento: cosa registra il sistema telematico, perché, chi può vederlo e per quanto tempo.
• Violazioni e sanzioni: esempi e gamma di provvedimenti, collegati alla tua procedura HR.

Le altre sezioni riguardano scopo e ambito di applicazione, definizioni, cura del veicolo e guida sicura, responsabilità, revisione della policy e, nella sezione 17, una dichiarazione di presa visione del dipendente con una tabella per la firma. I due allegati sono una tabella dei contatti della flotta (allegato A) e una breve checklist da compilare prima della corsa (allegato B).

Norme e dati degli EAU da verificare prima di pubblicare la policy

Le norme cambiano. Prima di pubblicare la policy verifica su salik.ae, admobility.gov.ae e sui servizi della polizia di ciascun emirato, e consulta la nostra guida a Salik e Darb per le auto aziendali.

Spiega ai dipendenti cosa registra il tracciamento

Se i tuoi veicoli sono dotati di telematica, la policy deve dirlo con parole semplici. La sezione 13 del modello elenca cosa viene registrato (posizione e percorso, orari delle corse, chilometraggio e velocità, livello del carburante o della batteria, eventi di guida, conducente di ogni corsa, prenotazioni e foto delle ispezioni), perché i dati vengono usati (sicurezza, manutenzione, attribuzione di pedaggi, multe e danni, controllo dei costi, incidenti), chi può accedervi e per quanto tempo vengono conservati. Contiene anche un segnaposto per descrivere come funziona il tracciamento durante l'uso privato autorizzato.

Essere trasparenti sul tracciamento è una buona pratica e aiuta i dipendenti ad accettare il sistema. Applica le norme sulla protezione dei dati valide per la tua azienda, comprese quelle della free zone se pertinenti, e fai rivedere questa sezione dal tuo consulente legale.

Come introdurre la policy in cinque passaggi

1. Compila i segnaposto e scegli l'opzione per l'uso privato.
2. Chiedi all'ufficio HR e al tuo consulente legale di rivedere le clausole su multe, danni e sanzioni.
3. Traduci il testo finale nelle lingue che leggono i tuoi conducenti, ad esempio l'arabo.
4. Raccogli una dichiarazione di presa visione firmata da ogni conducente (sezione 17).
5. Configura i tuoi strumenti in modo che rispecchino la policy: chi può prenotare quale veicolo e quando, e cosa deve fare il conducente prima e dopo ogni corsa. Rivedi la policy ogni anno.

Fai rispettare la policy a ogni corsa con CT Mobility

Una policy funziona solo se viene rispettata anche in un frenetico lunedì mattina. CT Mobility integra le regole principali nella corsa stessa:

• Solo conducenti autorizzati: regole di accesso per dipendente, reparto, veicolo, giorno e orario, e un controllo selfie con liveness detection del conducente prima di ogni corsa.
• Prenotazione e accesso senza chiave: i dipendenti prenotano nella tua app con il tuo brand e sbloccano l'auto con lo smartphone, senza consegna delle chiavi.
• Ispezioni fotografiche: foto prima e dopo ogni corsa, con segnalazioni di danni e problemi tecnici.
• Registri delle corse: conducente, orario di inizio e fine, percorso, chilometraggio e livello del carburante di ogni corsa, così multe e pedaggi Salik o Darb possono essere attribuiti al dipendente giusto; i report sono esportabili.
• Avvisi: guida aggressiva, traino, sospetto furto, carburante in esaurimento e manutenzione.

Il tracciamento è incluso e il conducente è identificato a ogni corsa, a 50 AED per veicolo al mese. In un progetto pilota fino a 2 veicoli senza canone di abbonamento per 3 mesi (si pagano solo hardware, installazione e dati mobili), il nostro team ti aiuta a impostare regole di accesso in linea con la tua policy. Scopri la gestione delle auto in pool, il sistema di prenotazione dei veicoli per i dipendenti e la gestione di multe e Salik per le auto aziendali.

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