Avant qu'un collaborateur ne prenne un véhicule de pool, quelqu'un doit savoir qui conduit, pour aller où, jusqu'à quand, et qui a donné son accord. Ce formulaire gratuit de demande de véhicule couvre exactement ces points pour les entreprises des EAU : le trajet et les émirats traversés, le type de véhicule, le conducteur et la vérification du permis, une déclaration du conducteur sur les amendes, Salik et Darb, l'approbation du responsable hiérarchique et une section du service flotte pour les clés, le compteur et le carburant. Il est accompagné d'un planning hebdomadaire de réservation des véhicules de pool. Téléchargez-le en Word ou en PDF, en anglais ou en arabe.
Gratuit, sans inscription. Le fichier Word est modifiable et ses cases peuvent être cochées à l'écran ; remplacez les [champs à compléter] par vos propres règles, par exemple combien d'heures à l'avance une demande doit être déposée.
Version arabe (de droite à gauche) : Word et PDF, présentée sur la page en arabe.
La page 2 est un planning hebdomadaire de réservation pour le service flotte : référence de réservation, jour et date, véhicule, collaborateur, service, heures de départ et de retour, destination, approbateur, sortie de clé, retour de clé et kilomètres. Avant de confirmer une réservation, le service flotte vérifie que le même véhicule n'a pas d'autre réservation sur un créneau qui se chevauche. Lorsqu'une amende ou un péage Salik ou Darb arrive, la réservation portant sur le même véhicule et dont la plage horaire couvre l'heure figurant sur l'avis indique qui avait la voiture.
Beaucoup d'entreprises commencent par un formulaire, puis essaient un calendrier Outlook ou Teams partagé pour chaque voiture. Chaque étape résout une partie du problème :
| Fiche papier ou Word | Calendrier partagé | Application de réservation (CT Mobility) | |
|---|---|---|---|
| Voir quelle voiture est libre | Demander au service flotte | Oui | Oui, dans l'application |
| Règles : qui peut réserver quelle voiture et quand | Vérifiées à la main | Non | Règles par collaborateur, service, véhicule, jour et heure |
| Identité du conducteur | Signature | Nom de la personne qui a réservé | Selfie avec détection du vivant avant chaque trajet |
| Clés | Remise au bureau | Remise au bureau | Sans clé : déverrouillage par téléphone |
| Compteur, carburant et itinéraire | Notés à la main | Non enregistré | Enregistrés pour chaque trajet |
| Amendes et péages | Rapprochés à la main | Rapprochés à la main | Rapprochés des relevés de trajets, avec le conducteur et l'heure |
Le formulaire et le planning de réservation sont un bon point de départ pour un petit pool de véhicules. Lorsque les demandes arrivent chaque jour, la paperasse elle-même devient le goulot d'étranglement. CT Mobility est la version logicielle de ce formulaire : les collaborateurs voient les voitures libres, réservent dans le respect de vos règles, passent un selfie de vérification et déverrouillent la voiture avec leur téléphone, et chaque trajet est enregistré avec le conducteur, l'heure, l'itinéraire et le kilométrage. Découvrez comment fonctionne le système de réservation de véhicules pour les collaborateurs, et comment gérer l'ensemble de votre programme de véhicules de pool.
Le suivi GPS est inclus et le conducteur est connu à chaque trajet, pour 50 AED par véhicule et par mois, et vous pouvez commencer par un pilote jusqu'à 2 véhicules sans frais d'abonnement pendant 3 mois ; seuls le matériel, l'installation et les données mobiles sont payants. Modèles gratuits associés : le carnet de bord du véhicule, le registre des clés de voitures et la politique véhicules de société.
Pilote pour les entreprises des EAU : nous connectons jusqu'à 2 de vos véhicules sans frais d'abonnement pendant 3 mois, pour que vous puissiez juger des résultats sur vos propres opérations avant tout engagement. Seuls le matériel, l'installation et les données mobiles sont payants. Mise en service en 15 jours environ.
CT Mobility Solutions F.Z.C. · E-Commerce Hub BC-8, Ajman Free Zone C1 Building, Ajman Free Zone, Ajman, Émirats arabes unis
Oui. Les fichiers Word et PDF, en anglais et en arabe, sont gratuits à télécharger et à utiliser, sans inscription.
En général, le responsable hiérarchique du collaborateur, comme prévu dans la section F. Le service flotte vérifie ensuite la disponibilité et le permis du conducteur avant d'attribuer un véhicule.
C'est à l'entreprise d'en décider. Le formulaire comporte un champ à compléter, réglé sur 24 heures, que vous pouvez modifier dans le fichier Word.
Pour une voiture attribuée, utilisez la fiche de remise de véhicule, qui consigne l'état de la voiture, les relevés et les signatures lorsque la voiture change de mains.
Oui. Le formulaire de demande de véhicule en arabe est disponible en Word et en PDF, de droite à gauche, avec les mêmes sections et le planning de réservation.
Oui. Avec CT Mobility, les collaborateurs réservent dans l'application dans le respect de vos règles et déverrouillent la voiture avec leur téléphone. Vous pouvez le tester avec un pilote jusqu'à 2 véhicules sans frais d'abonnement pendant 3 mois ; seuls le matériel, l'installation et les données mobiles sont payants.
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